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La SASU ou société par actions simplifiée unipersonnelle est une forme juridique qui se caractérise par sa souplesse de fonctionnement. Toutefois, à l’instar de toute autre société commerciale, elle est soumise à des règles strictes en matière de comptabilité afin de garantir la transparence et optimiser la gestion financière. Quelles sont donc les obligations comptables que doit respecter une SASU ? Cet article vous dévoile tout ce qu’il y a à savoir sur ce sujet !
L’ouverture d’un compte bancaire professionnel
L’ouverture d’un compte bancaire professionnel auprès d’un établissement financier accrédité constitue une étape cruciale inscrite dans le cadre légal et réglementaire pour une SASU. Ce compte est en premier lieu destiné au dépôt du capital social de la société, une démarche à l’issue de laquelle le déposant obtient un certificat de dépôt. Ce dernier fait partie des conditions sine qua non pour l’immatriculation de la SASU.
Outre cette nécessité juridique, le compte bancaire professionnel permet aussi de distinguer clairement les transactions liées à l’activité de la SASU de celles relevant de la sphère personnelle de l’associé unique. Cette séparation claire est essentielle pour assurer la transparence des transactions, faciliter les vérifications comptables et répondre aux normes fiscales. En évitant tout amalgame entre les finances personnelles de l’associé et celles de la SASU, elle contribue au renforcement de la crédibilité de la structure vis-à-vis des partenaires commerciaux, des autorités fiscales et des tiers. Qui plus est, les relevés bancaires détaillés qui récapitulent l’activité financière du compte professionnel figurent parmi les documents comptables essentiels pour garantir une gestion patrimoniale méthodique de la SASU.
La tenue d’une comptabilité quotidienne
La SASU doit aussi tenir une comptabilité quotidienne qui consiste à enregistrer l’ensemble des opérations de crédit et de débit affectant son patrimoine. Deux approches comptables s’offrent à la SASU, en fonction de son régime fiscal : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie.
La comptabilité d’engagement, imposée à toutes les sociétés, exige l’enregistrement quotidien des créances ou dettes dès l’émission ou la réception d’une facture, même si l’encaissement ou le décaissement n’est pas immédiat. Bien que cette méthode offre une information financière de qualité, elle peut être complexe en raison de la multiplication des écritures comptables.
D’un autre côté, la comptabilité de trésorerie, réservée aux SASU bénéficiant du régime fiscal réel simplifié, allège le processus en ne requérant l’enregistrement des opérations qu’au moment de leur réalisation financière, que ce soit un encaissement ou un décaissement. Cependant, même dans ce cadre, les dettes et créances doivent être consignées à la clôture de l’exercice.
L’article R123-174 du Code de commerce apporte des précisions quant à la gestion de la comptabilité : chaque opération soit consignée distinctement et de manière chronologique. Chacune doit être accompagnée d’une pièce justificative, que ce soit une facture, un contrat ou une fiche de paie. Le Code permet cependant la justification d’opérations de même nature survenues le même jour et au même endroit par une seule pièce.
L’enregistrement des écritures dans des livres comptables
L’enregistrement des écritures comptables vise à garantir une comptabilité fiable et précise, fournissant à la SASU des informations essentielles pour prendre des décisions éclairées. Cette procédure s’articule autour de deux outils clés : le livre-journal et le grand livre.
Le livre-journal : chronique précise des opérations
Le livre-journal, pierre angulaire de la comptabilité, est un registre dans lequel chaque opération financière est consignée de manière chronologique. Également désigné sous le terme de journal général, il est organisé sous la forme d’un tableau à deux colonnes, la première dédiée aux dépenses et la seconde aux recettes. De cette manière, il offre une vue claire et structurée des mouvements financiers.
Il est par ailleurs envisageable d’avoir un livre-journal distinct pour les dépenses et un autre pour les recettes, tout en préservant l’impératif d’enregistrement chronologique des diverses opérations de crédit et de débit. Cette approche méthodique garantit une gestion précise et transparente des flux financiers au sein de l’entreprise.
Le grand livre : consolidation et vision synthétique
Le grand livre, ou livre auxiliaire, récapitule l’ensemble des comptes de la SASU. Entre autres, les écritures du livre-journal y sont consolidées et réparties selon la nomenclature du plan comptable général. Chaque compte, qu’il s’agisse d’actifs, de passifs, de produits ou de charges, est donc présenté de manière distincte. L’organisation rigoureuse s’opère selon les huit classes du plan comptable général, permettant ainsi une vision structurée de l’ensemble des pans de l’activité de la SASU.
- Classe 1 : comptes de capitaux
- Classe 2 : comptes d’immobilisations
- Classe 3 : comptes de stocks
- Classe 4 : comptes de tiers
- Classe 5 : comptes financiers
- Classe 6 : comptes de charges
- Classe 7 : comptes de produits
- Classe 8 : comptes spéciaux
La comptabilité d’une SASU requiert donc une mise à jour régulière du grand livre à partir des données du livre-journal.
La réalisation d’un inventaire du patrimoine
La réalisation d’un inventaire du patrimoine demeure une pratique recommandée bien que les SASU ne soient plus tenues par la loi d’avoir un livre d’inventaire depuis 2016. Cette opération annuelle est d’ailleurs cruciale pour faire un état des lieux précis des éléments actifs et passifs de l’entreprise, en évaluant leur valeur actuelle. En valorisant les stocks physiques, le président peut estimer le montant du patrimoine de la SASU. En outre, cet inventaire informe également l’administration fiscale de l’existence de ce patrimoine, assurant ainsi la transparence et la conformité aux normes en vigueur.
L’inventaire annuel du patrimoine de la SASU doit généralement se porter sur :
- L’inventaire du stock qui implique la compilation exhaustive de tous les produits détenus par l’entreprise, qu’ils soient en cours de fabrication ou déjà achevés. Cette étape permet non seulement de vérifier l’état du stock, mais aussi d’ajuster la stratégie de gestion des stocks en fonction des besoins d’approvisionnement.
- L’inventaire de caisse : il intervient dans la liste de tous les éléments relatifs à l’encaissement, englobant notamment l’argent liquide et les chèques en attente d’encaissement.
- L’inventaire des immobilisations qui inclut les éléments corporels tels que les bâtiments, les véhicules, et le mobilier, ainsi que les éléments incorporels tels que les licences, marques, brevets, et fonds de commerce.
L’établissement des comptes annuels
Comme toutes les sociétés commerciales, la SASU doit établir et déposer des comptes annuels à la clôture de chaque exercice. Ces derniers se basent sur tous les documents comptables tenus par la société tout au long de l’année. Concrètement, ces comptes comprennent trois volets :
- Le bilan comptable : il regroupe les éléments constitutifs de l’actif et du passif de l’entreprise tels que les immobilisations, les dettes commerciales, les dettes fiscales et sociales, les créances clients, la trésorerie et les capitaux propres.
- Le compte de résultat qui liste les charges et les produits, fournissant ainsi une vision claire de la performance de la SASU. Cela détermine si elle est bénéficiaire ou déficitaire à la fin de l’exercice social.
- L’annexe légale : il facilite la lecture du bilan et du compte de résultat en fournissant des explications détaillées sur divers aspects de la comptabilité de l’entreprise. La tenue de ce document est facultative si la SASU ne dépasse pas les seuils de 350 000 € de bilan, 700 000 € de chiffre d’affaires, et 10 salariés.